Dentro de no demasiado voy a tener el placer y el honor de colaborar en una universidad, para intentar ayudar a doctorandos a conseguir su objetivo sin sufrir demasiado y no morir en el intento.

Al final, la productividad personal no dista demasiado de la productividad de un equipo centrado en la entrega de valor. De hecho, comparte pilares y es un gran comienzo para luego extender a una práctica más común.

Mi intención hoy es dar una serie de consejos y herramientas que, a mí en particular, me han funcionado históricamente para hacerme avanzar y sentir que "las cosas pasan".

Apunta las cosas

Tu cerebro tiene una capacidad limitada. No puedes recordarlo todo. De hecho, el propio esfuerzo de intentar recordarlo todo, de estar al pulso de cada detalle, te generará un estrés que te hará olvidar cosas, demorarlas o, simplemente, no estar en el estado de ánimo adecuado para afrontarlas. Apúntalas.

Vale cualquier cosa, de hecho. Hay quien tiene una pequeña libreta en la mesita de noche, quien la lleva siempre encima en un bolsillo, quien usa post-its que engancha en una pizarra o una pared, quien se apoya en alguna herramienta online o app en su móvil, o quien utiliza una combinación de varias de estas posibilidades.

¿Te has dado cuenta de que tienes que hacer algo? Apúntalo. ¿Una idea brillante o algo a revisar en un futuro? Apúntalo. ¿Una nota relevante? Apúntala.

Revisa tus apuntes

Pero más relevante que apuntarlo, cosa que descargará tu cerebro de presión y hará patente todo lo que hay por hacer, revisa tus apuntes de una manera constante.

Cuidado, no quiero decir que lo mires constantemente, pero sí va bien tener una pequeña rutina que nos sea cómoda. Quizá cada mañana con el café, o antes de irnos a dormir. La primera opción es probablemente la mejor, pero tiene que ser algo que a ti te funcione.

Los que han elegido apuntar las cosas en post-its que pegan en algún sitio tienen una ventaja: pueden elegir un lugar altamente visible y serán sus apuntes los que les busquen a ellos y no al revés. Y los que han elegido los recursos tecnológicos podrán incluso disponer de "sofisticaciones" como recordatorios u otros automatismos.

Sin embargo, lo más importante es que apuntaste eso para descargar el cerebro... hasta el momento en que es relevante. Y en ese momento ha de volver a tu cerebro.

Enfócate

Estés pensando en tu productividad personal de una manera completa (mezclando tareas como "poner la lavadora" con labores de trabajo), como si lo estás valorando para perseguir un objetivo más concreto, debes enfocarte.

¿Qué significa esto? El tiempo y esfuerzo que podemos dedicar a esto es finito. Y, por simple salud, no puede estirarse sin límite comiéndose nuestro tiempo de ocio y relación. Así que hay que elegir muy bien qué vamos a hacer.

Nadie puede ser efectivo en más que un puñadito de cosas (bueno, quizá algún auténtico genio, pero de esos hay sólo un par por generación), así que un buen ejercicio es identificarlas. ¿En qué me voy a centrar? ¿Conseguir eso del trabajo? ¿Pasar más tiempo con mis amigos? ¿Mantener la casa limpia? ¿Dedicarme más a mí? Haz patente esos objetivos. De nuevo, a la libreta, a los postits, en el ordenador.

Y, cada vez que se plantee una tarea nueva, sea al escribirla o sea al valorar hacerla, decide si de verdad te empuja a eso que estabas buscando o no. Y si es que no, plantea seriamente descartarla. El arte de maximizar el trabajo no hecho.

Calendario

Nos gusta que la gente se comprometa con nosotros. Quedamos para ir al cine tal día, a tal hora. La fiesta de cumpleaños. Las fechas señaladas.

Hay que adquirir ese compromiso con uno mismo. Y punto. Quizá es lo más difícil de todo. Es extremadamente fácil caer en el "ya lo haré", "esto no es tan urgente" o "cuando acabe esto me pongo". Y nunca sucede.

Una buena práctica en la revisión de las tareas es poner una fecha en el calendario de cuándo sucederá. Da igual que sea a meses vista, pero será. Además, esto nos permitirá ver si hay algún momento en que nos estamos cargando de trabajo más que otros y poder decidir si es el momento idóneo.

Otro truco útil respecto a fechas es apuntar el momento en que la tarea aparece. Esto nos permitirá ver cuánto tiempo lleva esperando algo por hacerse. Y, volviendo a la técnica del descarte, si algo lleva mucho simplemente escrito y no sucede... quizá es que no debe de suceder nunca.

Extra: productividad instantánea y aprovecharse de las nuevas tecnologías

Por último, y como un extra para nada vital, un par de consejos extra. El primero es muy sencillo y realmente funciona: si en el momento de apuntar una tarea, es algo que sabes que tardarás a penas un par de minutos en hacer, hazlo. Dos minutos, no más. Si es más apúntalo y sigue el flujo habitual. Calendarizar esos "guijarros" es realmente más costoso que hacerlo y ya está. Por supuesto, sin olvidarse de valorar si es algo que nos lleva al objetivo o no.

El segundo es aún más opcional, pero muy útil, y lo utilizo en primera persona. Muchos asistentes personales móviles hoy en día, o gestores de tareas digitales, pueden trabajar con contextos y geolocalización. Esto es, saben dónde están, y pueden disparar recordatorios no sólo por fechas y horas, sino por tu situación geográfica.

Ejemplo de esto: durante mi jornada de trabajo recuerdo que debería recoger la ropa tendida esta tarde en casa. O estando en casa se me pasa por la cabeza que tengo que devolverle un libro que llevo en la mochila a un compañero de trabajo. Mediante este tipo de recordatorios, puedo apuntar una cosa o la otra, "geolocalizada" a casa o al trabajo. Y olvidarme de ella por completo, liberar mi cerebro de esa preocupación para centrarme de nuevo en lo importante.

En resumen

Como decía, los pilares de la productividad personal que describo no distan mucho de los que estarían sosteniendo el trabajo en equipo. Es un trabajo constante de:

  • Recopilación de tareas y objetivos
  • Revisión y valoración
  • Calendarización

Y, por supuesto, acción. Porque por mucho que recopilemos, revisemos y nos comprometamos, si no actuamos, seguiremos en el mismo sitio. Os aseguro que aún quedará tiempo para ver un capítulo más de aquella serie de Netflix.

"Disclaimer"

Lo que he escrito hoy aquí está en gran parte inspirado en el conocido método GTD (Get Things Done) de David Allen. Si queréis profundizar, es un método altamente recomendable, aunque mi intención hoy era solamente dar una serie de consejos prácticos para aumentar la productividad personal.